Ao entrar em um estabelecimento comercial, na maioria dos casos, o recepcionista será a primeira pessoa cujo cliente entrará em contato. Por isso, algumas qualificações são essenciais para o profissional da área, para que o mesmo transmita uma boa primeira impressão e encante o consumidor ou paciente de uma clínica médica, por exemplo.
O recepcionista possui um amplo espaço de trabalho, podendo atuar como secretário, telefonista e recepcionista na entrada de eventos, lojas e empresas. Entre algumas funções delegadas à ele, estão: recepcionar, informar, conduzir, organizar, filtrar ligações, arquivar, agendar, entre outras tarefas. Além do mais, muitas instituições como escolas, lojas, eventos, escritórios, consultórios, clínicas, hospitais e empresas, necessitam desse profissional.
Na maioria dos casos, o recepcionista será a primeira pessoa cujo cliente entrará em contato dentro do estabelecimento, podemos dizer que o profissional é o cartão de visita da empresa. A forma de se comunicar e se portar neste primeiro convívio, pode ser fator determinante, formador da opinião do consumidor. Por esta razão, manter a boa postura profissional é crucial.
Separamos algumas das principais qualidades esperadas dos profissionais, para quem atua ou quer atuar nessa área, e, para você que pretende contratar um recepcionista.
BOA COMUNICAÇÃO
Como já citado anteriormente, o recepcionista está em contato direto com diversas pessoas diariamente, orientando clientes e funcionários. Portanto, é fundamental que ele seja comunicativo e saiba passar informações de forma clara e objetiva, sem fazer o uso de gírias e palavras muito rebuscadas.
Além de estar atento à linguagem escrita, pois erros de ortografia podem passar uma imagem de incompetência, não apenas para a profissional, como para a empresa.
CORDIALIDADE
Saber se relacionar com diferentes perfis de pessoas, tratando todos sempre de forma amigável e com muita educação. Haverá situações em que o profissional terá que tratar com clientes insatisfeitos, irritados e inoportunos. Cabe a ele contornar a situação pacientemente e de forma cortês.
PROATIVIDADE
Empresas em geral sempre buscam funcionários proativos e, com certeza, não esperam menos do recepcionista, aliás, essa é uma das qualidades mais importantes.
O profissional com essa qualidade age com antecedência, estando apto para evitar ou resolver situações e problemas futuros.
SEGURANÇA
O recepcionista de sucesso é seguro, fala com firmeza e transmite confiança, tanto por telefone, quanto pessoalmente. O primeiro instante, a primeira chance de fazer o cliente sentir firmeza na empresa, é dele.
Use a linguagem corporal para passar uma imagem segura e confiante. Aqui estão algumas dicas:
A chave para passar uma imagem de equilíbrio e confiança, é a postura:
- Para se mostrar confiante, mantenha as pernas alinhadas com os ombros e os pés levemente afastados;
- Os movimentos das mãos e braços são peças fundamentais da linguagem corporal. Tente não gesticular muito, esse gesto pode demonstrar agitação excessiva.
- Pelo contrário, ficar imóvel, assim como cruzar os braços, pode passar a sensação de desinteresse.
- Gestos agressivos, como apontar, por exemplo, podem ofender alguém.
- Ao transmitir uma ideia ou opinião, fale com a mão aberta e os dedos juntos.
- Fale sem pressa. A voz tem o papel essencial para transmitir poder e credibilidade.
- Articule as palavras com clareza.
ATENÇÃO E ORGANIZAÇÃO
A rotina desse profissional é agitada e, para conseguir lidar com todas as demandas de telefonemas, agendamentos, solicitações de atendimentos, entre outras tarefas exercidas, é preciso estar atento e se organizar.
Além de manter o local de trabalho arrumado e com materiais de frequente uso sempre à mão, para facilitar e agilizar a rotina de trabalho.
Então, gostou das dicas?
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Até logo.
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